नई तकनीक या पहले से उपलब्ध तकनीक: समाजसेवी संस्थाओं के लिए क्या सही है?

एक समाजसेवी संस्था के लिए बेहतर विकल्प क्या होगा: एक ऐप (टेक एप्लिकेशन) बनाना या पहले से मौजूद किसी सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल करना? यह सवाल तकनीकी समाधान अपनाने वाले किसी भी संस्थान के सामने आता ही है। तिस पर सामाजिक सेक्टर की अलग प्रकृति के चलते यहां तकनीक से जुड़े फैसले करना अपेक्षाकृत कठिन हो जाता है क्योंकि यहां हर कार्यक्रम के लिए एक नए नज़रिए की जरूरत होती है। यहां पर हम उन तरीक़ों के बारे में बात करेंगे जिन्हें अपनाकर कोई भी संगठन तकनीक से जुड़ी उलझनों से आसानी से निपट सकता है और अपने लिए नया ऐप डेवलप करने या पहले से मौजूद साफ्टवेयर में से उपयुक्त विकल्प का चुनाव कर सकता है।

अपने लिए नई तकनीक बनाना या मौजूदा विकल्पों को चुनना

ऐसे अनगिनत सॉफ्टवेयर उपलब्ध हैं जो बेहतरीन सुविधाओं और कार्यक्षमताओं के साथ, खासतौर पर समाजसेवी संगठनों के लिए बनाए गए हैं। उदाहरण के लिए, वॉलन्टीयर मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर एक ऐसा टूल है जिसमें संस्था की जरूरत के मुताबिक वॉलन्टीयरों  की उपलब्धता को शेड्यूल करने, उनके काम के घंटों की जानकारी रखने और उनसे संबंधित अन्य जानकारियों को सुरक्षित रखने की सुविधा होती है। इसलिए, पहले से उपलब्ध सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना किसी भी समाजसेवी संस्था के लिए अपेक्षाकृत एक तेज़ और अधिक लागत-प्रभावी विकल्प हो सकता है।

पहले से उपलब्ध सॉफ़्टवेयर के उपयोग से जुड़ा एक नकारात्मक पहलू यह है कि इसे किसी भी संगठन की खास ज़रूरतों के मुताबिक ढाला नहीं जा सकता है।

अक्सर पहले से उपलब्ध सॉफ़्टवेयर के उपयोग से जुड़ा नकारात्मक पहलू यह देखने को मिलता है कि इसे किसी संगठन की खास ज़रूरतों के मुताबिक नहीं ढाला जा सकता है। उदाहरण के लिए, ऑफ़-द-शेल्फ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में इन्वॉयसिंग की सुविधा उपलब्ध हो सकती है। लेकिन, अगर कोई संगठन इन्वॉयसिंग का काम खुद नहीं करता है, तब इस तरह की सुविधाएं उस संगठन के लिए जरूरी नहीं होती हैं और वे इसे लागत को बढ़ाने वाले एक कारक की तरह देखते हैं। इसी प्रकार, सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या को लेकर भी, अलग-अलग साधनों की अपनी सीमा हो सकती है। यह संगठन के लिए आवश्यक सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकने की उनकी क्षमता को सीमित कर सकता है।

संगठन की ज़रूरतों के हिसाब से कस्टम-बिल्ट एप्लिकेशन (ऐप)  में बदलाव लाया जा सकता है। यानी ऐप पूरी तरह से, बिना किसी अतिरिक्त सुविधा या सीमा के संगठन की ज़रूरत के अनुसार काम कर सकता है। हालांकि कस्टम एप्लिकेशन के निर्माण में बहुत अधिक समय और संसाधन लग सकता है और यह महंगा भी पड़ता है। उदाहरण के लिए, तीन से छह सप्ताह में लागू किए जा सकने वाले सास प्लेटफ़ॉर्म की तुलना में संगठन की जरूरतों के आधार पर एक कस्टम प्लेटफॉर्म विकसित करने में महीनों का समय लग सकता है।

सही एप्लिकेशन का चयन

अपनी टीम के सदस्यों के साथ निम्नलिखित प्रश्नों पर चर्चा करने से कस्टम-बिल्ट एप्लिकेशन और पहले से मौजूद एप्लिकेशन में से एक को चुनने में मदद मिल सकती है:

1. किस स्तर के कार्यक्रम के लिए आप तकनीक का निर्माण करना चाहते हैं?

संगठनों द्वारा अपने कार्यक्रमों में तकनीक को शामिल करते समय इसके आकार को ध्यान में रखना चाहिए क्योंकि यह एक महत्वपूर्ण घटक है। उदाहरण के लिए, किसी कार्यक्रम को छोटे या बड़े स्तर पर चलाया जाना ही, उपयोगकर्ताओं की संख्या, एकत्रित एवं संसाधित किए जाने वाले आंकड़ों की मात्रा और इस कार्यक्रम में आने वाली जटिलताओं को तय करेगा। ऐसा करना आपको आपके कार्यक्रम के लिए सबसे उपयुक्त एवं प्रभावी तकनीकी समाधान तय करने में मदद करेगा।

उदाहरण के लिए, यदि किसी संगठन में 20 फ़ील्डवर्कर मिलकर, पांच जिलों में डेटा एकत्रित कर रहे हैं तो ऐसी स्थिति में एक्सेल स्प्रेडशीट जैसे किसी मौजूदा सॉफ़्टवेयर से इसे आसानी से किया जा सकता है। कार्यक्रम का आकार और उसकी जटिलता बढ़ने के साथ एकत्रित और संसाधित किए जाने वाले आंकड़ों की मात्रा और इस तक पहुंचने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या में वृद्धि होती है।

ऐसी परिस्थितियों में, एक्सेल स्प्रेडशीट की तुलना में एक कस्टम एप्लिकेशन को चुनना अधिक उपयुक्त होगा। एक कस्टम एप्लिकेशन को इस प्रकार डिज़ाइन किया जा सकता है कि वह बड़ी मात्रा वाले डेटा को संभालने और उपयोगकर्ताओं की बड़ी संख्या को प्रबंधित करने में सक्षम हो। इसमें डेटा सत्यापन, उपयोगकर्ता की अनुमति और ऑटोमेटेड डेटा प्रोसेसिंग जैसी सुविधाओं को भी शामिल किया जा सकता है ताकि बड़े पैमाने पर डेटा को प्रबंधित करना आसान हो सके।

2.  किसी ऑपरेशन को मैनुअली करने में कितनी मेहनत और लागत आ रही है?

इस सवाल से आपको यह समझने में आसानी होगी कि तकनीक को शामिल करने से आपके संचालन की लागत और संगठन में हाथ से किए जाने वाले काम को कम करने में मदद मिलेग या नहीं। यदि इस तकनीक से किसी प्रक्रिया विशेष में लगने वाले समय में कमी आए तो बड़ी मात्रा में डेटा और फील्ड पर काम करने वाले लोगों की भारी संख्या के साथ काम करने वाले संगठनों के लिए यह उपयोगी हो सकता है। उदाहरण के लिए, वह संगठन जो पहले काग़ज़ों पर आंकड़े इकट्ठा करता है और फिर उसे एक्सलेरेटर स्प्रेडशीट में दर्ज करता है, उसे मोबाइल डेटा कलेक्शन ऐप के उपयोग से मदद मिल सकती है। मोबाइल ऐप से फ़ील्डवर्कर इलेक्ट्रॉनिक रूप से डेटा एकत्र कर इसे उसी समय प्रसारित कर सकते हैं। इससे डेटा एंट्री में लगने वाले समय और इस प्रक्रिया में होने वाली ग़लतियों में भी कमी आती है।

3. आपका कार्यक्रम कितना परिपक्व है?

यदि कोई कार्यक्रम प्रायोगिक स्तर पर है, या उस स्तर पर है जहां इसके डिज़ाइन को बार-बार बदलने की आवश्यकता हो सकती है तो इसके लिए कस्टम-बिल्ट तकनीक उपयोगी नहीं होगी। तकनीक को कार्यक्रम के साथ मिलाकर विकसित किए जाने की आवश्यकता होती है।  यदि कोई संगठन कार्यक्रम के शुरुआती दौर में ही कस्टम-बिल्ट तकनीक में निवेश करता है तो बहुत संभावना है कि बाद के चरणों में आवश्यक बदलावों को शामिल करने के लिए उसे अधिक समय और ऊर्जा का निवेश करना पड़े। इसलिए कस्टम-बिल्ट एप्लिकेशन को चुनना तब उपयोगी होता है जब कार्यक्रम की परिपक्वता एक निश्चित स्तर पर पहुंच जाए।

4. आपकी आंतरिक टीम कितनी तकनीक–प्रेमी है?

यदि आप किसी तकनीक-आधारित एप्लिकेशन के निर्माण के बारे सोच रहे हैं तो आपकी टीम में तकनीक के कुछ जानकारों का होना बहुत आवश्यक है। ऐसा इसलिए क्योंकि निर्माण प्रक्रिया के शुरू होने से पहले और पूरा होने के बाद, दोनों ही स्थितियों में इसकी देखरेख से जुड़ा ढेर सारा काम होता है। ऐसे में आपकी टीम में किसी ऐसे व्यक्ति का होना फायदेमंद होगा जो सर्वर के रखरखाव का काम कर सकता हो और सॉफ़्टवेयर में संभावित बग से जुड़ी किसी समस्या को सुलझा सकता हो। इसके अलावा, संगठन की ज़रूरतों को लेकर उसकी समझ बेहतर होगी और वह एप्लिकेशन विकसित करने वाली टीम को प्रभावी ढंग से समझा-बता सकता है। यह संगठन को विकास प्रक्रिया और अंतिम उत्पाद को अपने मुताबिक बनवाने में मदद करता है।

अपना एप्लिकेशन बनाने की प्रक्रिया शुरू करना

इन प्रश्नों से आप अपने संगठन की तकनीकी ज़रूरतों का आकलन कर सकते हैं और इस बात का निर्धारण कर सकते हैं कि आपको कस्टम-एप्लिकेशन की आवश्यकता है या नहीं। यदि आपके संगठन ने कस्टम-एप्लिकेशन के निर्माण का फ़ैसला लिया है तो नीचे दी गई चेकलिस्ट आपके लिए सहायक हो सकती है:

• आवश्यक साइन-ऑफ प्राप्त करना: एप्लिकेशन बनाए जाने की स्थिति में इस निर्णय को लेकर संगठन में फ़ैसले लेने वाले सभी लोगों की सोच समान होनी चाहिए। इसका अर्थ यह है कि उन्हें इसके डिज़ाइन, रिपोर्ट के प्रारूपों और एप्लिकेशन के डैशबोर्ड को लेकर सहमत होना चाहिए। इसके अतिरिक्त, कस्टम एप्लिकेशन से कार्यक्रम में होने वाले मूल्यवर्धन को लेकर भी उन्हें एकराय होना चाहिए।

• मौजूदा सॉफ्टवेयरों की खोज : यह समझना महत्वपूर्ण है कि मौजूदा ऑफ-द-शेल्फ तकनीक मंच आपके कार्यक्रम के लिए कारगर क्यों नहीं हैं। इससे कस्टम-सॉफ़्टवेयर से पूरी होने वाली आवश्यकताओं को लेकर अधिक स्पष्टता आएगी। इससे पहले से मौजूद ऐसे सॉफ़्टवेयर के इस्तेमाल की संभावना भी बढ़ सकती है जो थोड़े-बहुत बदलाव के साथ आपके कार्यक्रम के अनुकूल हो सकते हैं।
• ब्ल्यूप्रिंट बनाना: कस्टम-एप्लिकेशन का डिज़ाइन तैयार करते समय उपयोगकर्ता के अनुभवों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है जो किसी उत्पाद या सेवा के उपयोग के दौरान होते हैं। इसका ब्ल्यूप्रिंट तैयार कर डेवलपमेंट टीम अपने उपयोगकर्ताओं की ज़रूरतों एवं उम्मीदों को अच्छे से समझ सकती है और एक अधिक प्रभावी और यूज़र-फ़्रेंडली सॉफ़्टवेयर का निर्माण कर सकती है। 
• पर्याप्त संसाधनों का निवेश: कस्टम-एप्लिकेशन बनाना एक मुश्किल और लम्बी प्रक्रिया हो सकती है। इसमें विक्रेताओं के साथ समन्वय, आंतरिक टीम मीटिंग और प्रोडक्ट मैनेजमेंट शामिल होता है। इसके अलावा, डेवलपमेंट प्रोसेस में एक परीक्षण चरण शामिल होता है जो यह सुनिश्चित करता है कि एप्लिकेशन मनचाहे तरीके से काम कर रहा है या नहीं। जांच के इस चरण में मानव संसाधनों और मशीनों तथा इंफ़्रास्ट्रक्चर के लिए पूंजी की ज़रूरत होती है। इसके अलावा, प्रक्रिया को पूरा करने के दौरान टेस्टिंग, सुरक्षा और परफ़ॉर्मेंस ऑप्टिमाइजेशन जैसे कामों के लिए बाहरी सलाहकारों या कॉन्ट्रैक्टर्स की ज़रूरत भी पड़ सकती है।
• प्रतिक्रिया को शामिल करना: एप्लिकेशन की डिजाइनिंग और इसके प्रबंधन में शामिल सभी हितधारकों के साथ-साथ टारगेटेड यूजर्स को भी डिज़ाइन यात्रा के प्रत्येक चरण में शामिल होना चाहिए। इनकी प्रतिक्रियाओं से चुनौतियों, कमियों, ख़ामियों को समझने और अपने अंतिम उत्पाद का डिज़ाइन तैयार करने में मदद मिलेगी।

एक नए एप्लिकेशन के निर्माण या पहले से मौजूद सॉफ़्टवेयर के इस्तेमाल में अपने संगठन के लिए अनुकूल विकल्प का चयन एक महत्वपूर्ण फ़ैसला है। यह निर्णय आपके कार्यक्रम के डिज़ाइन और परिपक्वता के साथ टीम की कुशलता पर भी निर्भर करता है। सौभाग्य से, तकनीकी समाधान आपको प्रयोग की सुविधा देते हैं। यदि आपका संगठन लागत, समय निवेश या कौशल की कमी के कारण पूरी तरह से एक नए तकनीक निर्माण को लेकर प्रतिबद्ध नहीं है तो उस स्थिति में यह अपने कार्यक्रम के शुरुआती चरण में मौजूदा सॉफ़्टवेयर के माध्यम से धीमी गति वाले प्रयोग कर सकता है। इससे टीम के सदस्यों में आत्मविश्वास बढ़ता है और संगठन की आंतरिक क्षमता में भी वृद्धि होती है।

इस लेख को अंग्रेज़ी में पढ़ें।

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अधिक जानें

• इस लेख के माध्यम से जानें कि ओपन-सोर्स तकनीक के माध्यम से समाजसेवी संस्थाएं कैसे अपना विस्तार कर सकती हैं।
• ‘नागरिक तकनीकी’ के निर्माण में या उस पर विचार करने वाले टीम या प्रबंधकों के बारे में जानने के लिए इस निर्देशपुस्तिका को पढ़ें।